Factures et cartes

Deux écrans, tous deux sous « Plus » dans la navigation de la réexpédition : Factures et paiements garde chaque pièce comptable et chaque devis de votre espace, et Cartes et prélèvement tient la carte qui paie et l’autorisation qui permet de la débiter. Un devis payé laisse une facture derrière lui ; un service rendu sur un article en laisse une qui reste à régler ; et un complément de transport peut être prélevé sous un mandat que vous signez — sur cette page, vous lisez exactement quand chacune de ces choses arrive.

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Où sont les deux écrans

Aucun des deux n’est sur la barre du pouce. Sur un téléphone, ouvrez « Plus » en bas : la feuille liste « Factures » et « Cartes ». Sur un grand écran, les deux sont en fin de colonne gauche.

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Factures et paiements, section par section

L’écran lit tout une seule fois, à l’ouverture — vos factures sur les douze derniers mois, vos devis, et les totaux mois par mois — et son sous-titre dit ce qu’il contient : « Toutes vos factures, tous vos devis, et ce que vous avez dépensé mois par mois. »

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Douze derniers mois

Trois tuiles, puis un tableau. Le tableau « Dépense mois par mois » a cinq colonnes : « Mois », « Factures », « Prestations Rega », « Débours », « Total débité ». Trois choses s’y lisent de travers facilement :

• Un mois sans facture n’a pas de ligne. Le tableau n’invente pas de « 0,00 € » pour tenir le calendrier.
• Un avoir compte en négatif. Les totaux sont nets, ce qu’un résumé de vos dépenses est censé montrer.
• Les trois tuiles n’apparaissent que si tous les mois partagent une devise. Sinon aucune somme n’est écrite — seul le tableau reste, parce qu’un total qui mélange les devises ne veut rien dire.

Sans rien à montrer, la section dit « Aucune facture sur les douze derniers mois. »

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Vos factures

La section s’ouvre sur une phrase, et c’est celle à garder : « Une facture est une pièce comptable : elle est définitive. » Trois puces de filtre suivent — « Toutes », « Payées », « À régler » — et l’écran s’ouvre toujours sur « Toutes » : il n’est jamais pré-filtré. Un avoir n’est jamais « À régler ». Quand un filtre cache tout : « Aucune facture ne correspond à ce filtre. » S’il n’y a encore rien : « Aucune facture pour l’instant. », suivi de « Une facture est émise à chaque service rendu : expédition, stockage, litige. »

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Une ligne de facture

Un clic déplie la ligne sur place, et une seule ligne est ouverte à la fois. Le détail est lu une fois et gardé ; le temps qu’il arrive, deux lignes de squelette ; s’il échoue, un bandeau et un « Réessayer » qui relit sans refermer la ligne. À l’intérieur, chaque ligne porte le libellé figé sur la pièce, dans votre langue, avec une pastille qui dit sa nature — « Débours » ou « Prestations Rega » — et « 2 × 12,00 € » seulement quand la quantité dépasse un. Puis toujours trois lignes, même à zéro : « Total des prestations », « Total des débours », « Total » ; puis la mention légale telle que figée, « TVA non applicable, article 293 B du CGI » ; puis le bouton « Voir la facture ».

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Le document

« Voir la facture » ouvre le document dans une fenêtre. De haut en bas :

• « Facture » ou « Avoir », « Émise le », le numéro, et un tampon — « Acquittée le » ou « En attente de règlement » (jamais sur un avoir non réglé).
• « Émetteur » : les coordonnées de REGA, recopiées sur la pièce le jour de son émission. Si notre adresse change, les pièces déjà émises gardent celle de leur naissance.
• « Facturé à » : vos coordonnées d’expéditeur. Sans elles, le document dit : « Coordonnées de facturation non renseignées. Renseignez-les dans vos paramètres : elles figureront sur vos prochaines pièces. »
• « Colis » et « Référence de paiement ». La référence est partagée par toutes les factures réglées dans le même débit groupé, et elle n’apparaît qu’ici, jamais dans la liste.
• Deux blocs, chacun avec un « Sous-total », et un bloc vide n’est pas dessiné du tout : « Débours » — « Frais réglés par Rega en votre nom et pour votre compte, refacturés à l’euro près, sans marge. » — et « Prestations Rega » — « Services réalisés par Rega : consolidation, options, stockage, gestion de litige. » Les colonnes sont la désignation, la quantité, le prix unitaire et « Montant ».
• Les totaux, puis les mentions qu’une pièce entre professionnels doit porter : « Paiement à réception de facture. », « Pénalités de retard : . Aucun escompte pour paiement anticipé. », « Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : . » Le taux est figé tel qu’il a été écrit à l’émission de la pièce — en français, même sur le document anglais — et l’indemnité est de 40,00 €.
• En pied, la mention légale et sa glose.

Sous le document : « Votre justificatif comptable. « Imprimer » ouvre la fenêtre d’impression : choisissez « Enregistrer au format PDF » pour en garder un fichier. » — et le bouton « Imprimer », qui ouvre la fenêtre d’impression de votre navigateur. C’est tout l’export : aucun PDF joint à un courriel, aucun téléchargement en un clic depuis la liste, aucun fichier fabriqué de notre côté. Ce que vous gardez est ce que vous enregistrez depuis la fenêtre d’impression.

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Vos devis

Sous « Vos devis » — « Un devis est une proposition : rien n’est dû tant qu’il n’est pas payé. » — une carte par devis : le transporteur et le service tels que le transporteur les nomme, « Colis », « Valable jusqu’au » seulement tant que le devis n’est ni expiré ni payé, exactement une pastille dans cet ordre de priorité — « Payé le », puis « Expiré », puis « Choisi » —, le total, et « Ouvrir le colis ». Vide : « Aucun devis. » et « Un devis est émis dès qu’un colis est prêt à partir. »

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Quand une facture est émise

Exactement deux événements produisent une pièce.

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Régler ce qui est dû

La bande de règlement n’existe que s’il y a du dû : des factures non réglées, qui ne sont pas des avoirs, dont le total dépasse zéro, et toutes dans la même devise. Elle dit « 1 pièce à régler — 12,00 € » (« pièces à régler — » au-delà d’une) et porte le bouton « Régler maintenant », qui devient « Règlement en cours… » pendant le débit. Les refus s’écrivent sous la bande, pas dans une fenêtre :

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Le complément de transport, vu de votre côté

Le coût réel du transport n’est connu qu’une fois le colis pesé. Quand il dépasse ce que vous avez déjà payé sur le devis, la différence peut être prélevée sans vous devant l’écran — mais seulement sous quatre conditions, toutes visibles de votre côté :

1. un mandat signé et à jour — voir Le mandat de prélèvement ;
2. une différence sous le plafond écrit dans ce mandat : un pourcentage du montant déjà payé pour ce colis (20 % aujourd’hui, et le réglage ne peut aller que de 10 % à 50 %) ;
3. un préavis écoulé depuis l’émission de la facture — 24 heures aujourd’hui ;
4. une carte préférée à débiter.

Ce que vous voyez réellement : la notification « Facture … émise » quand la pièce naît, puis, le préavis passé, la pièce qui passe à « Acquittée le ». Il n’y a aucune notification au moment du débit : la facture est le préavis. Au-delà du plafond, rien n’est prélevé et vous lisez, sur la pièce : « Cette différence dépasse le plafond convenu : elle ne peut pas être prélevée automatiquement. Un devis est émis. » — et un devis normal arrive pour la différence.

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Cartes et prélèvement

Le sous-titre dit tout : « La carte qui règle vos réexpéditions, et l’autorisation qui permet de la débiter. » Ce sont deux objets différents sur le même écran, et le second ne découle jamais du premier.

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Ce qu’une carte enregistrée permet — et ne permet pas

Sans carte enregistrée, un devis se paie sur la page hébergée de notre prestataire de paiement, comme avant. Ce que REGA voit d’une carte : sa marque, ses quatre derniers chiffres et son échéance — jamais le numéro, saisi chez le prestataire et qui ne traverse pas nos serveurs.

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Vos cartes

Vide, la section dit « Aucune carte enregistrée » et « Sans carte enregistrée, aucun devis ne peut être réglé et aucun colis ne part. », avec le bouton « Ajouter une carte ». Chaque carte enregistrée est un bloc : Un refus reste sous sa propre carte. La préférence elle-même vit chez le prestataire de paiement : après chaque geste, l’écran relit.

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Ajouter une carte

« Ajouter une carte » ouvre un panneau dans la page, pas une fenêtre, titré « Nouvelle carte » : « Le numéro est saisi chez notre prestataire de paiement : il ne traverse jamais REGA et nous ne le conservons pas. » Puis « Ouverture du formulaire sécurisé… », le champ du prestataire lui-même — dans votre langue, avec ses propres messages de saisie —, la case « En faire ma carte préférée » (cochée pour vous quand vous n’avez aucune carte ou aucune préférée), et « Enregistrer la carte » ou « Annuler ». Une carte que le prestataire refuse se corrige sur place, sans tout ressaisir. Enregistrée : « Carte enregistrée. » Trois échecs, dont aucun ne laisse quoi que ce soit derrière lui : Deux phrases de plus : « Complétez le numéro, la date d’expiration et le code de sécurité. » quand le champ est incomplet, et « Carte enregistrée, mais elle n’a pas pu être désignée comme préférée. Désignez-la depuis la liste. » — la carte est là, seule la préférence a échoué ; « Utiliser celle-ci » finit le travail.

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Le mandat de prélèvement

La section porte une pastille — « Signé », « Non signé », ou « À signer de nouveau » — et, une fois signé, « Signé le . » Sous l’en-tête, quand le mandat n’est pas à jour, un bloc « Sans mandat, voici ce qui n’est pas possible » avec deux lignes :

• « Le complément de transport ne peut pas être prélevé : lorsque le coût réel dépasse le montant déjà réglé, le colis attend que vous régliez la différence à la main. »
• « Le service reste utilisable : chaque facture se règle alors une par une, à votre initiative. »

Puis le texte du mandat, six paragraphes, avec le plafond et le préavis remplis depuis les réglages de votre espace : Signé, la section propose « Révoquer le mandat » : « Révoquer le mandat ? Plus rien ne sera prélevé automatiquement, et chaque facture sera à régler une par une. Les prélèvements déjà effectués ne sont pas remis en cause. » — « Confirmer » ou « Annuler », puis « Mandat révoqué. » Révoquer ne supprime pas la signature enregistrée ; cela arrête ce qu’elle autorisait. Deux bandeaux peuvent se tenir sous l’en-tête de l’écran. Quand le mandat n’est pas à jour : « Aucun mandat signé : le complément de transport ne peut pas être prélevé, et un colis dont le coût réel dépasse l’estimation attendra un règlement à la main. » — ou l’aide de « À signer de nouveau ». Et quand votre espace n’est pas encore relié au prestataire de paiement : « L’enregistrement d’une carte n’est pas disponible sur cet espace pour le moment. Le mandat, lui, reste signable. » — ce n’est pas une panne, et le bouton « Ajouter une carte » est simplement absent.

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Les états des écrans

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Ce qui surprend

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Sur un téléphone

• Les deux écrans s’atteignent par « Plus » sur la barre du pouce — la feuille liste « Factures » et « Cartes ».
• Sous 720 px, le tableau des mois devient une carte par mois, chaque valeur sous le nom de sa colonne.
• Sous 560 px, la ventilation « Prestations Rega · Débours » disparaît des lignes de facture ; elle reste dans le détail déplié et sur le document.
• Les cartes de l’écran Cartes s’empilent sur une seule colonne.

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Ce que cela ne fait pas

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Où aller ensuite